Il prestito di beni bibliografici in occasione di mostre è un servizio mediante il quale si realizza la disponibilità e la circolazione di documenti e libri a livello locale, nazionale ed internazionale; andrà attentamente valutato con il Comitato Scientifico in relazione alla validità scientifica delle esigenze e del progetto del richiedente.
La richiesta di prestito di documenti e libri per mostre è regolata da apposita normativa e gestita dall’Ufficio Patrimonio Bibliografico e dall’Ufficio Mostre e Concessioni della Biblioteca e Complesso monumentale dei Girolamini.
La richiesta dovrà pervenire non meno di quattro mesi prima della data di inaugurazione della mostra, al fine di agevolare e rendere più rapido l’iter autorizzativo.
Una stessa opera non potrà essere concessa in prestito per mostre che si svolgono a breve distanza di tempo. Per la tutela del materiale bibliografico, questo non potrà essere esposto per più di tre mesi consecutivi.
Per la compilazione della scheda di movimento del bene culturale per la necessaria approvazione della superiore Direzione generale, la richiesta di prestito dovrà essere corredata di tutte le informazioni indispensabili per la corretta valutazione del prestito (ambiente di conservazione dell’opera durante l’esposizione, condizioni microclimatiche, modalità di esposizione – leggio, apertura, lux, ecc.).
Per opere di elevato valore assicurativo, pari o superiore a euro 300.000,00, la Biblioteca non potrà concedere il prestito in mancanza di una copia di sicurezza e la richiesta verrà sottoposta all’approvazione del Comitato tecnico scientifico per le biblioteche.
Le Compagnie assicuratrici avranno l’obbligo di sottoscrivere il documento di assicurazione della Biblioteca e Complesso monumentale dei Girolamini nel quale sono indicate le specifiche clausole, da considerare parte integrante della polizza assicurativa e senza il quale non sarà possibile procedere con la concessione del prestito.
Le opere potranno essere fotografate solo su autorizzazione scritta della Biblioteca e Complesso monumentale dei Girolamini, che dovrà ricevere almeno n. 3 cataloghi della mostra.
Gli organizzatori delle mostre si impegnano a citare correttamente l’Istituto prestatore con la denominazione Biblioteca e Complesso monumentale dei Girolamini, l’Ufficio Patrimonio Bibliografico (specificandone la sezione: “manoscritti e rari” e “libro moderno”; “libro antico” e “materiale musicale manoscritto e a stampa”) e l’Ufficio Mostre e Prestiti della Biblioteca e Complesso monumentale dei Girolamini. Per le immagini delle opere, anche in catalogo, l’Istituto andrà citato con la formula su concessione del Ministero della Cultura / Biblioteca e Complesso monumentale dei Girolamini.
Tutte le spese sono a carico dell’Ente organizzatore della mostra che, sottoscrivendo il regolamento inviato con la nota autorizzativa al prestito, si impegna al rispetto delle clausole elencate.
Per ulteriori informazioni è possibile consultare l’allegato 1 del Regolamento dell’Istituto o scrivere all’indirizzo di posta istituzionale bcm-gir@cultura.gov.it